QR-Rechnung QR-Rechnung

Zentrales Element der QR-Rechnung ist der Swiss QR-Code, eine quadratische Grafik, in der sämtliche für die Zahlung relevanten Informationen abgespeichert sind. Durch das Scannen des Swiss QR-Codes werden alle Zahlungsinformationen automatisch eingelesen. Alle Informationen sind auch in geschriebener, von Auge lesbarer Form auf der QR-Rechnung abgebildet, was auch papiergebundenes Zahlen ermöglicht.

Nein, es gibt zwei Arten von QR-Rechnungen: 

• Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz gilt als Ersatz des orangen Einzahlungsscheins. 
• Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den roten Einzahlungsschein.

Die IBAN und die QR-IBAN sind mit dem selben Konto verknüpft. 
Die QR-IBAN entspricht den Regeln des ISO-Standards für IBAN und ersetzt die ESR-Teilnehmernummer als Verfahrensmerkmal. Bei Zahlungen mit einer strukturierten QR-Referenz muss die QR-IBAN als Angabe des Gutschriftskontos verwendet werden.
Eine QR-IBAN kann nur für Zahlungseingänge verwendet werden. Zahlungen zulasten einer QR-IBAN sind nicht vorgesehen/möglich.

Ja, wie mit den roten und orangen Einzahlungsscheinen kann auch die QR-Rechnung am Automat, Bank- oder Postschalter bezahlt werden. Es steht ein Empfangsschein für Bescheinigungen von Einzahlungen zur Verfügung.

Ja, es können Belege ohne Betragsvorgabe und ohne Adresse des Zahlungspflichtigen verwendet werden. Für solche Belege ist die QR-Rechnung mit IBAN und ohne Referenz zu verwenden.

Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Codes und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.

Aufgrund steigender nationaler und internationaler regulatorischer Anforderungen sowie der fortschreitenden Digitalisierung ist eine Anpassung des Schweizer Zahlungsverkehrs notwendig und sinnvoll. Mit der Umstellung auf den internationalen Standard (ISO 20022) im Rahmen der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird eine zukunftsfähige Grundlage für einfachere, effizientere und digitalisiertere Geschäftsprozesse geschaffen

Die BLKB stellt sicher, dass QR-Rechnungen via E-Banking, Mobile Banking und mittels Zahlungsaufträgen (Pronto-Service) bezahlt werden können. Darüber hinaus bietet die BLKB die QR-Formularbestellung im online Banking in allen 3 Ausprägungen an. Somit können einfach und unkompliziert QR-Rechnungen als PDF (zum Versand per E-Mail) oder als Druckversion (für den Postversand) erstellt werden. QR-Rechnungen können auch via Support qr-rechnung@blkb.ch bestellt werden.

Sofern die QR-Rechnung physisch versendet wird, ist eine Perforation weiterhin Pflicht. Bei elektronisch versendeten QR-Rechnungen im PDF-Format muss an Stelle der Perforation ein Scherensymbol oder alternativ der Hinweis "Vor der Einzahlung abzutrennen" oberhald der Linie (ausserhalb der Zahlteils) eingesetzt werden. Bei Bestellungen von QR-Rechnungen via unserem QR-Generator im E-Banking sind diese Elemente berücksichtigt.

Die folgende Liste gibt einen Überblick über Druckereien, die perforiertes Papier für die QR-Rechnung anbieten:

Anbieterliste perforiertes Papier QR-Rechnung

 

Daueraufträge, die auf einem roten oder orangen Einzahlungsschein basieren, werden per Stichtag 30.9.2022 nicht mehr ausgeführt. Prüfen Sie Ihre laufenden Daueraufträge und passen Sie diese an die neue QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz an.

Gehen Sie folgendermassen vor:

• Loggen Sie sich in Ihr BLKB E-Banking ein
• Unter «Zahlungen» finden Sie Ihre laufenden Daueraufträge.
• Wählen Sie einen Dauerauftrag aus.
• Kontaktieren Sie diesen Rechnungsteller und verlangen Sie eine QR-Rechnung. ƒ Wichtig! Kontaktieren Sie nicht die BLKB. Nur der Rechnungsteller kann Ihnen die richtige QR-Rechnung zustellen.
• Sobald Sie die QR-Rechnung erhalten haben, können Sie den laufenden Dauerauftrag löschen und einen neuen Dauerauftrag mit der IBAN oder QR-IBAN erstellen.
• Das gleiche Vorgehen gilt für Zahlungsvorlagen. In der Navigation finden Sie unter «Zahlungen» den Punkt «Zahlungsvorlagen». Bitte prüfen Sie auch dort die Angaben zum Konto und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Name und Adresse des Zahlungspflichtigen können bei neutralen Belegen nachträglich handschriftlich im Zahlteil ergänzt werden. Sonst sind keine handschriftlichen Ergänzungen möglich, da es sonst zu Verarbeitungsproblemen kommt.

Bei den heutigen roten Einzahlungsscheinen konnte man handschriftliche Ergänzungen anbringen. Beliebt waren Ergänzungen im Mitteilungstext wie beispielsweise «betrifft Bestellung xy». Diese Ergänzungen müssen bei der Rechnungsgenerierung im QR-Code codiert werden.

Ihre Software muss bei der Zahlungserfassung die Informationen aus der QR-Rechnung einlesen können. Für Zahlungsaufträge mittels pain.001 muss Ihre Software alle drei Ausprägungen der QR-Rechnung erzeugen können. Die Stammdaten Ihrer Software muss in der Regel um die IBAN und die QR-IBAN ergänzt werden. Belegleser müssen allenfalls ersetzt werden. 

Nächste Schritte:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungssoftware bereit für das Bezahlen (mittels pain.001) der QR-Rechnung ist. Aktualisieren Sie allfällige Lesegeräte, damit diese den Swiss QR Code lesen können. Ergänzen Sie bei Bedarf Ihre Kreditoren-Stammdaten mit der QR-IBAN des Begünstigten.

Da die Codierzeile auf der QR-Rechnung nicht mehr vorhanden ist, kann der PayPen nicht mehr benutzt werden. Mit Pay Eye bietet Crealogix eine Folgelösung an. Alternativ können Sie unsere Mobile-Banking-App nutzen oder im E-Banking die QR-Rechnung mit der PC-Kamera einscannen. Diese Möglichkeiten sind kostenlos.

Falls Sie bereits eine Software zur Erstellung von Einzahlungsscheinen haben und diese auch für QR-Rechnungen verwenden möchten, kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
Sie fakturieren bereits mit BESR bei der BLKB? Wir empfehlen die Weiterverwendung der sechsstelligen BESR-ID, welche Sie von der BLKB erhalten haben, in der QR-Referenz für einen nahtlosen Übergang von ESR zu QR. Die QR-Referenz kann aber auch frei gestaltet werden. Hierzu stehen Ihnen 26 numerische Zeichen (gefolgt von einer Prüfziffer) zur Verfügung.

Stimmen Sie Ihre Debitorenbuchhaltung und BESR-Eingänge noch mit dem ESR-Gutschriftsrecord Typ 3 (v11-Meldung) ab? Dann ist die Umstellung auf eine der beiden neuen ISO20022-Kontoreportings nötig.

• camt.054: separate Sammelgutschrifts-Auflösung QR oder
• camt.053: Tagesende Kontoauszug mit Sammelgutschrifts-Auflösung QR

Bevor Sie Ihre erste QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz versenden, kontaktieren Sie, für die Umstellung des Reportings, die E-Banking Beratung der BLKB. Für Kunden ohne entsprechende Software stellt die BLKB im E-Banking eine QR-Formularbestellung für sämtliche Ausprägungen zur Verfügung.

Die Einführung von QR-Rechnungen sieht folgende drei Ausprägungen vor:

 

QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz

Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den roten Einzahlungsschein und kann mit oder ohne dem Element «Zusätzliche Information» verwendet werden.

 

QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz

Die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz gilt als Ersatz des orangen Einzahlungsscheins. Die Debitoren können beim Zahlungseingang anhand der zurückgemeldeten Referenz automatisiert abgeglichen werden. Die QR-IBAN erzwingt, dass die Referenz vom Zahler erfasst bzw. vom Finanzinstitut des Zahlers weiter gegeben werden muss.

Eine neue dritte Ausprägung unterstützt in erster Linie den zunehmend wichtigen Zahlungsverkehr in Euro unter Verwendung der Structured Creditor Reference (SCOR), eines internationalen Standards nach ISO 11649, der sowohl in der Schweiz als auch im SEPA-Raum genutzt werden kann.

 

QR-Rechnung mit Creditor Reference

Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) funktioniert gleich wie die QR-Referenz. Sie kann aber zusätzlich auch im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden. Die Creditor Reference darf nur in Kombination mit der IBAN verwendet werden. Diese Ausprägung ist interessant für international tätige Firmen, welche schon länger die SCOR-Referenz für Fakturierungen im EU-Raum verwenden und nun die Fakturierung im In- und Ausland vereinheitlichen können.

WICHTIG: Für die Fakturierung innerhalb der Schweiz empfehlen wir die Verwendung der QR-IBAN mit QR-Referenz.

Im BLKB E-Banking finden Sie die QR-IBAN in den Kontodetails. Eine QR-IBAN kann nur für Zahlungseingänge verwendet werden. Zahlungen zulasten einer QR-IBAN sind nicht vorgesehen/möglich.

Ja, die BLKB stellt im E-Banking unter «QR-Rechnung erstellen» eine Lösung zur Erstellung von QR-Rechnungen zur Verfügung.

Im Feld «Referenz» sind die 27-stellige QR-Referenz (heute ESR-Referenznummer) oder die bis zu 25-stellige Creditor Reference gemäss ISO 11649-Standard zulässig. Die Wahl der QR-Referenz verlangt die Verwendung der QR-IBAN, die Creditor Reference die IBAN.

Die heute auf den Einzahlungsscheinen verwendeten Feldbezeichnungen «Zahlungszweck» und «Keine Mitteilung anbringen» werden durch das Feld «Zusätzliche Informationen» im Swiss QR Code ersetzt, das bis zu 140 Zeichen umfasst. Zusätzliche Informationen können beim Verfahren mit Mitteilung und beim Verfahren mit strukturierter Referenz verwendet werden. Unstrukturierte Mitteilung und Rechnungsinformationen dürfen zusammen maximal 140 Zeichen enthalten. Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende textuelle Informationen zu Zahlungen mit strukturierter Referenz verwendet werden.

Rechnungsinformationen enthalten codierte Informationen für die automatisierte Verbuchung der Zahlung. Die Daten werden nicht mit der Zahlung weitergeleitet. Die dort verwendeten Angaben müssen auf dem Zahlteil rechts vom Swiss QR Code in Druckschrift angedruckt werden. Handschriftliche Ergänzungen durch den Rechnungssteller sind nicht mehr zugelassen.

Nein, die Schweizer Spezifikationen zum QR-Rechnung müssen eingehalten werden.

Ja, eine Perforation des Zahlteils ist obligatorisch, wenn die QR-Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll. Wird die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein bzw. der Zahlteil mit Empfangsschein separat als PDF-Dokument erstellt und elektronisch versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des links angebrachten Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet werden. Zusätzlich muss auf jeder dieser Linien ein Scherensymbol angebracht werden oder alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie (ausserhalb des Zahlteils).

Nein, auf dem Zahlteil dürfen weder auf der Vorder- noch Rückseite zusätzliche Elemente angebracht werden. Werbung darf jedoch im Rechnungsschreiben platziert werden.

Nein, Leistungserbringer (z.B. Versicherung, Krankenkasse) die einer versicherten Personen eine Kopie der Abrechnung zukommen lässt, dürfen das Betragsfeld nicht mit XXX ausfüllen. Die Betragsangabe ist stets numerisch mit Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen. In diesem Fall: «0.00».

Wenn Ihre Rechnungsempfänger fälschlicherweise alte Zahlungsvorlagen oder ungültige orange Einzahlungsscheine verwenden und dabei nur die ESR-Referenz mit der QR-Referenz ersetzen, führt dies zu Fehlgutschriften (Zahlung wird möglicherweise einem falschen Empfänger gutgeschrieben) oder Rückweisungen.

Wenn Sie die BESR-ID in der QR-Referenz weiterverwenden, können die gleichen Referenzen als fortlaufende Nummer verwendet werden wie bisher beim orangen Einzahlungsschein.

Ja. Angaben zum Betrag und Zahlungspflichtigen bei der Rechnungsstellung sind nicht zwingend. Sie können durch den Rechnungsempfänger in den Feldern mit Eckmarken handschriftlich erfasst werden.